什么是文档管理?

文档管理是捕获的软件, 跟踪, 并存储包括pdf在内的数字文档, 文字处理文件, 还有数码照片. 文档管理是ECM流程中的一个步骤. 企业内容管理通常称为文档管理. 它管理组织内容的各个方面.

一个可靠的文档管理系统需要一个简单的用户界面, 文档共享的工具, 移动能力, 版本管理功能. 这使得您可以一起处理单个文档，而不必呆在一个地方.

ECM和CMS有什么不同?

而CMS允许用户使用Microsoft Word或类似的应用程序创建文档, ECM支持映像管理, audio, 以及许多其他视觉材料来展示.

随着ECM解决方案的出现，文档管理领域正在发生变化.

过去的企业内容管理(ECM)功能不再完全反映用户创建的方式, 使用, 与信息互动. 查看下面的资源，了解更多关于向内容服务转变的信息, 需要考虑的关键能力, 以及你可以采取的步骤，以拥抱一个坚实的战略.

1. OnBase的成本是多少?

明升体育app下载目标是使选择和实现OnBase尽可能简单，从而使您的投资最大化. 定价已包括在明升体育app下载网站，包括软件和服务在非常有竞争力的价格点.

2. OnBase的三个订阅级别之间有什么区别?

与 至关重要的, 你得到了OnBase平台的最大份额和力量, 包括与您每天使用的系统(如Outlook和ERP系统)进行无代码集成的能力.

与 先进的, 您可以从智能自动化和工作流的最新创新中获得额外的好处, 消除手工任务，提高业务流程的可见性.

与 总理，您将体验到OnBase平台的真正区别. 快速创建任何数量的数据应用程序，您可能正在管理访问数据库或电子表格.

3. 使用总理，我是否必须为每个应用程序支付用户许可证?

例如, 如果我为明升体育app下载员工创建一个人力资源应用程序，然后可能是一个IT帮助台应用程序, 我是否需要为该用户支付两次费用?

很好的问题! 答案是否定的，在这里，你很快就会看到你的投资回报. 一旦用户获得了总理的许可, 他们可以访问您在OnBase平台上开发的任何应用程序.

4. 我认为OnBase是一个文档管理解决方案. 我不确定我是否理解快速数据应用程序部分.

纸是90年代的东西! 今天我们都意识到“信息”在组织中流动，而不仅仅是文档. 你可以利用所有的合作, 审计, 保留策略管理, 以及OnBase提供的工作流和审查功能，这些功能甚至可能没有与之相关的文档. 这里有一个真正的机会，可以减少您今天管理和支付的系统数量，并将它们迁移到一个单一的系统中, 完全集成的解决方案.

5. OnBase在云端可用吗?

是的! 您可以购买OnBase作为内部部署解决方案，也可以在Hyland Cloud上购买. 海兰德云, 您将获得安全可靠的基础设施，Hyland管理将您从服务器管理的担忧中解脱出来, 许可, 和备份.

6. 如果我购买了OnBase On-Premise，我还能把它作为基于网络的解决方案交付给我的员工吗?

是的! OnBase为您提供了多个客户端选项，包括一个将在Windows上运行的零占用的瘦客户端, macbook, 或者chrome笔记本.

7. 实现OnBase需要多长时间?

根据您是选择本地还是云，系统可以在一天内设置好. 通常驱动时间轴的是客户端，并且基于资源的可用性, 等. 大多数解决方案可以在三个月或更短的时间内交付, 但关于OnBase最重要的一点是，在未来20多年里，你可以扩展这个解决方案，并在整个组织和应用程序中提供额外的价值.

8. 我可以在AP之外使用OnBase吗?

是的，是的，是的!! 事实上, 对于部署到OnBase的每个附加解决方案, 你的投资回报只会增加. AP之外的常见用例包括HR, 合同管理, 供应商管理, 新申请处理, 续签, 保险索赔, 遵守年度安全评估, IT支持服务台, 贷款处理, 授权管理, 新生入学, 等. 任何信息进入组织的地方, 手动输入或处理或批准该信息, 想要了解这个过程，OnBase是一个很好的选择.

9. OnBase提供培训计划吗?

是的. OnBase为个人提供培训计划，以获得认证和支持认可, 一个社区网站，您可以在其中阅读产品并与其他客户合作, 还有一个高级订阅包，可以查看整个培训视频库和实践活动.

10. 支持是什么样子的?

在LBMC技术解决方案, 明升体育app下载目标是深入了解您的业务，并在技术如何帮助您成长的过程中提供指导. 基于这种程度的关系, LBMC是您执行和长期支持(包括战略规划)的一线联系人. 明升体育app下载许多客户将这些专业知识与不断增长的内部员工结合起来，成为OnBase管理员，以帮助您最大化地在平台上的投资. 无论您的需求是什么级别，LBMC技术解决方案都将为您提供支持.

11. 特性多久发布一次?

OnBase通常每年发布四个特性驱动的版本.

12. 市场如何看待OnBase?

OnBase自豪地声称拥有97%的年客户保留率，超过15%,在全球拥有超过5000名客户. 几年来，基于OnBase的创新和客户参与度，Gartner和Forrester都将其评为行业领导者.

13. 我听说Hyland/OnBase的文化很好. 这是为什么??

海兰德从1991年开始为客户服务，你是对的, 它以家庭和社区文化而闻名. 被评为最佳工作场所, 你会发现工作勤奋的员工知道如何与客户建立良好的关系. 在公司办公室里，你可能会发现一个员工正在滑下滑梯, 或者在酒店里的理发师那里理发, 或者去当地的日托中心看望孩子. 海兰德无疑拥有业内最独特、最优秀的文化之一.

14. 我们有机会和其他顾客互动吗?

当然，这是OnBase社区的核心. 每年, OnBase将举办一年一度的社区现场活动，成千上万的客户聚集在一起与海兰德专家互动. LBMC技术解决方案每年还与客户举办两次OnBase社区活动(现场和虚拟).

15. 我该如何开始?

LBMC技术解决方案的一位客户主管可以为您安排与OnBase专家交谈的时间. 本课程旨在更多地了解您的业务，并帮助您在考虑使您的业务更加成功的方法时导航所需的可能性和考虑因素.

每个组织都需要文档管理和企业内容管理(ECM)系统. 能够访问文档或记录的正确版本是很重要的, 但ECM不止于此. ECM将与组织流程相关的内容和文档随时准备就绪，并保持安全可靠的存档.

在当今的文档密集型环境中, 部署可靠的文档管理系统来跟踪和管理公司业务资产非常重要.

1. 将文档管理系统需求与业务目标保持一致

选择一个支持您的业务需求的电子文档管理系统，而不是重新组织您的业务以适应您的文档管理方法. 看看你的业务是如何发展的.

• 远程访问文档有多重要?
• 合规起着什么作用?
• 你的IT基础设施现在是什么样子的?它将如何改变?
• 您的主要业务关注点是什么——敏捷性、灵活性还是安全性?

确保您的文档管理系统满足您当前和未来的业务需求.

2. 确保可靠的电子文档捕获

将您的纸质文档转换为可以标记并存储在电子文档存储库中的数字文件，以便快速方便地检索.

选择一个包含文档扫描和索引文档功能的文档管理系统. 您应该包含的不仅仅是文件名. 它应该包括整个文件内容以及描述性标记和关键字. 以这种方式, 你可以确保你能够在搜索中检索到所有相关的信息, 您是否正在搜索存储库中任何文件中可能包含的单个单词, “元数据”标签或关键字, 或者文件名.

3. 安全访问敏感文件

合规性规定，某些包含个人可识别信息的文档必须限制访问和安全共享. 选择使用安全文档存储库并包含身份验证和密码保护的文档管理系统, 因此，您可以控制对文档的访问，并跟踪和管理谁查看了它们, 除了在对文档进行更改时接收通知或警报之外.

4. 优化工作流和业务流程

提高业务效率是与电子文档管理相关的核心好处之一. 通过数字化文档并标记它们以便快速搜索和检索, 你减少了员工查找与工作相关信息的时间，从而提高了工作效率.

确保您的文档管理系统可以定制，以支持您的工作流程并针对您的业务流程进行优化. 自动化任务和电子邮件通知可以帮助员工跟上进度 并尽量减少工作流程中的中断.

5. 管理电子文档生命周期

你的电子文件保存多长时间，如何以及何时销毁?

遵从性在此决策中起着重要作用，您的特定业务需求也是如此. 确保你的文件管理系统:

• 帮助您跟踪您的电子文件
• 管理文档在其生命周期中的位置
• 了解它们是否处于活动状态、存档状态或准备处理状态

我们提供多种文档管理和ECM产品来满足您的需求. 无论您有什么要求，LBMC技术解决方案都能为您提供ECM解决方案和服务. 明升体育app下载 为您的组织对合适的软件进行客观的评估!

布什兄弟优化应付帐款和应收帐款以节省350美元,每年使用ECM解决方案.

所面临的挑战

尽管布什兄弟公司的大量财务流程几乎都是电子数据驱动的, 它的AP和AR部门被纸吞没了. 该公司的制造工厂每天都要在文件密集的质量控制过程中产生成堆的纸张. 满足内部和FDA的保留要求, 该公司每年在现场存放不少于90个银行箱，然后再支付费用在场外存放7年. 一旦公司找到了Hyland的OnBase，一切都改变了.

搬运工保险公司于1986年在田纳西州成立，是一家区域性财产和意外伤害保险公司, 提供个人和商用汽车产品和服务. 从那时起, 该公司已扩展到阿拉巴马州, 乔治亚州, 印第安纳州, 密苏里州, 南卡罗来纳州和弗吉尼亚州.

今天，700多家独立保险机构提供搬运工的保险产品. 直到2005年, 当搬运工发现了Hyland软件公司的OnBase, 这家公司完全依赖纸质记录, 用笨重的文件柜填满地板空间，导致业务流程效率低下. 几个理赔助理的唯一工作就是手动输入和设置通过网站提交的新理赔——这是一项动手操作且乏味的任务，几乎没有时间直接与客户打交道.

今天，OnBase自动化了整个过程. 搬运工不再使用纸质文件, 该公司还简化了从处理索赔到管理应付账款的所有流程，以确保支票能按时寄出.

所面临的挑战

依赖纸质文件的最大挑战之一就是员工需要花费时间和精力来搜索30份文件,为了他们需要的文件, 然后重新归档. 手动输入索赔的三名秘书几乎没有时间做其他工作. 尽管索赔是通过搬运工网站提交的, 如果不重新输入，就没有办法把信息输入拉弗斯的电脑系统. 这些系统不能彼此“交谈”. 应付账款也是手工处理. 没有制衡机制来确保付款及时发放.

如果批准的索赔被搁置太久而没有付款, 没有人被自动通知, 延迟某些付款的速度. 也没有适当的防欺诈系统来追踪谁在支票上签字并发送支票. 除了只使用纸张之外，其他业务流程也过时了. 搬运工仍然使用录音机来录制客户的电话. 回顾那些磁带很乏味. 此外，如果磁带丢失了，唱片也就没了.

的旅程

搬运工保险公司于2005年开始使用OnBase. 公司总裁自己做了研究，想找到一种可以消除纸质记录并提高业务效率的系统. 起初, 搬运工使用OnBase仅仅是为了扫描和检索文档——这是OnBase的一个很有价值的功能, 但这只是它全部能力的一小部分. 虽然搬运工最初是与一家技术咨询公司合作进行基本安装, 他们认识到，为了向前发展，他们需要一个拥有更先进的OnBase技能和保险行业专业知识的合作伙伴.

然后, 2008年左右, 公司发现了LBMC技术解决方案, 这是一家屡获殊荣的公司，总部也设在田纳西州. 他们需要一种方法，让索赔代表管理所有进来的信息——包括文件和电话录音——以及索赔的所有方面——合法, 受伤, 打捞, 代位求偿——使用单一计算机系统. LBMC建立了一个以OnBase为基础的系统来容纳所有传入的文档, 数据和电话录音在一个地方. 利用他们的行业知识和技术专长, LBMC创建了一个完全简化索赔流程的系统.

今天, 搬运工使用OnBase来完成各种任务, 包括索偿及承保, 发票审批和一些人力资源活动. OnBase的模块化结构允许搬运工从基本功能开始，并在认识到额外需求时添加功能. 不仅仅是一个文件管理系统, 搬运工们发现OnBase可以扩展到整个业务，不仅可以处理纸质记录引起的问题, 但是沟通障碍, 数据仓库, 低效的业务流程等等.

• 无需存储纸质文件 搬运工可以扔掉所有的旧文件柜，这样就不需要搜索记录了. 所有的文档和数据现在都在OnBase系统中, 只要点一下鼠标就能进入的地方.
• 无需手动输入 —提交到网站的索赔会自动推送到OnBase, 消除手动输入数据的过程, 并腾出员工时间专注于客户服务. OnBase自动开始处理索赔，而不需要重新输入或索引.
• 自动通知 -自动发送部门间通知，提醒承保理赔活动. 的发票, 如果批准的付款排在队列中太长, 一封电子邮件发出，提醒应付账款开出一张支票.
• 更快的处理 -索赔可以更快地处理，不需要纸质文件和人工输入.
• 更好的协作 —多名员工可以在不同位置同时查看文档. 如果理赔员需要向保险人询问一个问题, 他们可以一边打电话，一边一起看同一份文件.
• 欺诈防范 -控制措施到位，以确保不签发不应签发的支票. OnBase跟踪监控谁批准了付款, 因此，如果有问题或疑问，可以直接向那个人提出.
• 不再有数据孤岛 -所有数据和信息可以从一个仪表板访问, 允许员工在一个地方管理一切.
• 没有盒式磁带 -数字音频文件记录，然后自动通过电子邮件发送到调整员. 这些文件存储在OnBase的索赔记录中，确保它们永远不会丢失.
• 虚拟打印 -不需要打印和扫描文件，把他们放在OnBase. 文档可以直接从Word等应用程序中传输, Excel, 记事本, Adobe, 电子邮件, 通过使用OnBase虚拟打印驱动程序模块，可以轻松实现web页面和许多其他功能.
• 方便的文件存储 -文件总是以其原生格式存储.

在一起, Hyland软件和LBMC技术解决方案已经帮助无数保险公司摆脱了纸质文件, 创建更高效的工作流程, 节省时间，降低底线. 他们了解保险行业的独特需求，以及通过精心设计和管理的技术可以解决的问题.

如果你已经准备好让你的公司在内容管理方面具有竞争优势, 请明升体育app下载了解更多信息.

1. 应对灾难

如果由于火灾或洪水造成纸质记录的灾难性损失，今天70%的企业将在3周内倒闭. 今天的企业绝对必须有良好的灾难恢复计划. 利用电子文档管理流程和记录管理实践大大减少了灾难发生后恢复业务的时间.

2. 诉讼与风险

诉讼 对于公司来说，不知道记录在哪里的主要风险和成本是惊人的吗. 例如, 一家大型金融服务公司在三年时间里支付了超过160亿美元的诉讼费用.

每个组织都需要一个 记录保留时间表 使用书面策略来确定创建和保留哪些文档, 由谁, 在什么地方. 不遵守这些做法的员工会使组织处于危险之中, 尤其是在审计或诉讼的时候. 无纸化和使用企业内容管理软件跟踪流程并确保员工遵守政策.

3. 远程访问

福布斯最近预测，在未来五到十年内，超过50%的美国工作流将实现远程工作. 拥有一个员工可以远程访问文件的系统, 或者更重要的是, 无论他们在哪里，无论何时需要，这些文件的信息将是成长型公司的一项关键战略.

4. 自动化

企业正处于数字化转型时代. 这包括智能设备、人工智能和互联应用程序. 客户期望更高水平的服务，当公司能够优化组织效率时，他们就会竞争并赢得这些客户. 带着一叠发票的日子一去不复返了, 把它们放在别人的桌子上等待批准, 然后手动将信息输入处理系统. 只有当您利用最佳实践来最大化效率和可伸缩性时，才有可能实现自动化. 很明显，管理好内容的公司, 获得可见性, 控制关键过程, 并达到更高的卓越水平.

5. 集成

信息无处不在，存在于众多的系统中. 从历史上看, 软件解决方案侧重于特定的功能专业领域, 以非常孤立的方式开发和支持系统. 今天，公司必须能够成功地集成这些系统以获得更好的结果 数据的见解 为他们的组织和客户. 重要的是不仅要使你的纸张电子化，而且要选择具有这种功能的系统 集成 记住.

随着数字化转型战略的发展, 需要开发的一个关键领域是智能过程自动化(IPA). 多年来，供应商一直在销售将纸质文档转换为数字文档的解决方案. 这种方法是迈向数字化转型的良好开端. 然而，今天的解决方案要强大得多.

信息不仅仅是数字化的文件

将纸质文件转换为数字文件只是其中的一部分. 现在, 在你的事业中, 大量的信息流入和流出你的组织, 经常, 这个过程甚至没有相关的文件，所以我们必须开始考虑更大的问题.

工作流不应该只是路由文档

太频繁, 声称拥有“工作流”的解决方案意味着他们可以将电子文档从“比尔”传送到“汤姆”，因为他是流程的下一个步骤. 今天很明显的是，当信息在你的组织中流动时, 它不是线性的, 许多参与点与这些数据相互作用. 这些参与点通常甚至不是个人，而是系统或数据源. 工作流系统现在需要灵活和动态, 自动确保信息尽可能高效地以兼容的方式流动, 消除人工错误，确保更好的控制.

集成是一切的关键

只有当您的IPA解决方案与组织内外的系统集成并交互时，这些目标才有可能实现. 太频繁, 文档管理系统将自己视为基础结构中另一个基于竖井的系统. 然而, 这些系统有可能从不同的来源收集尽可能多的信息，并更有效地构建, 优化的过程.

从发票到合同再到视频文件, 您的组织拥有支持关键流程所需的各种业务关键型内容, 推动运营，服务客户. 当这些内容分散在物理和电子位置时, 用户浪费了宝贵的搜索时间, 没有简单的方法来确保最新的信息. 要利用关键内容的真正价值，您需要有效地处理它.

Hyland的内容管理功能, 你组织, 管理和优化源自整个组织的关键内容, 当用户需要信息时，为他们提供所需信息的完整视图.

利用文档管理功能:

• 以数字方式处理业务内容，而不考虑格式和内容当前驻留的位置.
• 使用户能够轻松搜索文档，同时利用数字文件夹和文件柜保持内容组织.
• 有效处理修订和版本，以确保用户访问最新的内容.
• 使用笔记, 标记和电子签名, 支持有效的协作和流程化流程.
• 提供针对关键内容所采取行动的完整审核历史.
• 快速将正确的文档分发给正确的员工，以便进行所需的阅读和培训-轻松跟踪和证明员工的确认.

简化对文档和信息的访问, 使用户能够快速轻松地找到完成任务所需的信息, 制定决策并提供优质的客户服务.

Hyland的OnBase

与 Hyland的内容管理能力, 你组织, 管理和优化源自整个组织的关键内容, 当用户需要信息时，为他们提供所需信息的完整视图.

SharePoint

SharePoint是一个基于web的平台，集成了Microsoft Office. 虽然主要作为文档管理和存储系统出售, 该产品具有高度可配置性, 它的用法因组织而异.

缓慢的处理, 检索文件困难, 不完整的信息, 重复工作:对于想要保持竞争力的企业来说，这些都是生产力杀手和客户服务噩梦. 是的，这些文档的自动化管理是非常有价值的.

但是，虽然为业务文档提供结构化存储库可以提高工作效率，但是 真正的 企业脱颖而出的机会是通过在业务流程中以电子方式快速移动信息来提高运营效率. 这样可以简化繁琐的流程, 手工活动通常是必需的，但考虑到花费在这些活动上的时间，它们不会为组织或客户提供很多附加价值.

在企业内容管理领域，这被称为文档工作流. 归根结底就是让高价值的员工专注于高价值的任务.

例如，想想你的招聘流程. 让你的候选人用电子方式填写申请表, those applications flowing through a structured review and rating process; and, 如需进一步资料, 收集支持性文件(简历), W4, 父母的同意, 驾照, 背景调查, 等.), 所有这些都由工作流引擎驱动，一旦接收到所有所需的文档，该引擎就会自动移动到下一步.

想想有这样一种 权力 分散到会计、法律、客户服务和销售部门. 让所有这些信息相互参照，并在你的指尖点击一个按钮, 根据角色，都是高度保密的, 能让你的生意更上一层楼吗.

工作流管理使业务流程自动化, 将工作任务与最适合他们的工人相匹配. 一旦他们完成了工作, 任务将自动移动到最适合下一步的人那里.

我如何知道我是否需要工作流管理软件?

很容易判断是否需要文档管理. 一排排的文件柜, 在你的网络中潜伏着数兆字节的不明数据, 到处都是成堆的纸.

1. 你一天中大部分时间都在哪里度过?
2. 你的压力主要来自哪里?

如果您的回答是“工作”，那么您可能需要考虑内容服务解决方案.

您需要内容服务解决方案的四个标志

1. 员工花太多时间在低价值的任务上(搜索文件), 等待或手动传送纸质文件, 丢失重要文件, 复制工作)
2. 一些员工忙于工作，而另一些则无所事事
3. 忙碌的决策者在流程中造成了瓶颈，因为他们必须参与其中，但通常不可用
4. 员工在挑选工作(最有趣的), 对他们来说最有价值, 等等)损害了公司的目标

ECM是什么意思?

企业内容管理(ECM)有时被称为文档管理或文档管理，其中包括文档管理, 合同, 扫描图像.

什么是ECM ?为什么它很重要?

ECM代表企业内容管理，它是一个软件协作平台，用于管理, 商店, 并为企业组织信息. ECM使公司能够简化和改进日常运营.

为什么需要ECM?

ECM软件旨在帮助公司将纸质文档转换为数字文档, 将这些文档存储在ECM系统中, 和分享, 有效地管理和提取这些文档. 搜索功能. ECM旨在帮助企业从基于纸张的方法中转移出来，并更容易地使用电子邮件, 更清洁的档案管理系统.

安全特性，如可定制的访问限制

使用任何文档管理系统(DMS), 可以在保护数据的上下文中访问自定义权限. 通过控制DMS，您在协作和使用DMS方面有了额外的选择.

它允许您设置个人权限, 具有对文件的访问控制, 然后分配给不同的人. 如果没有这种灵活性，您的DMS甚至可能对一些小的业务应用程序没有价值. 然而，各种规模和行业的公司都使用许可. 因此，访问限制功能在所有dms中都是必不可少的.

能够存储各种文件类型

业务流程使用不同的文件，因此文档管理系统必须灵活地适应这些不同类型的文件. 在某些情况下，DMS将需要多个DMS, 给您的团队带来更多的工作，或者复制您的业务数据系统. 在一般情况下, 软件程序性能更好, 允许灵活地简化业务操作.

搜索功能，快速定位和访问重要文件

它将帮助你提高对文件的使用. 如果你不能浏览你的数据，你就不能访问必要的文档. 不同的文档管理系统具有不同的搜索功能. 您选择的DMS可能取决于搜索对您的特定使用场景的有用程度.

记录历史记录以供审核和跟踪

可以很容易地扫描和重用文档，以确保只有在文档更改后才更新正确的文件. 它还有助于文档遵从性，因为内部规则或条例对审计非常严格. 因此，包含审核的DMS是至关重要的.

文档和备份存储的版本控制

您的DMS应该有一个包含更改痕迹的书面记录. 这将使您有机会返回到以前的版本并检查数据中的更改. 当数据丢失或严重损坏时，需要备份数据.

遵从性和安全性

安全性始终是企业关注的问题，在分析新的业务解决方案时，通常可以将其视为优先级. 小企业不能马上面临法律问题，但值得提前考虑.

能够随着业务需求而增长的系统, 结合简单的权限和实现版本控制功能将具有这种优势. 稍后考虑满足法规要求的解决方案. 添加冗余的安全性或备份特性是一个很好的策略.

文档管理软件费用

软件文档有不同的定价结构. 文档管理系统的最大成本因素可以通过选择云和本地版本来确定. 基于云的解决方案消除了基础设施的维护负担，并在独立的公司中保护它.

而在现场管理时，成本节约是最小的, 你只需要相信公司会正确地处理它. 基于云的应用程序通常需要订阅.

批准,分享 & 签名

有一种情况，公司可以简单地为相同的目的创建一个文档. 然而，文档通常是用来共享的. 因此，任何DMS系统的主要领域之一就是能够处理此类文件的工具.

这种能力在提高与客户沟通的效率方面是最小的. 这个特性对于具有遵从性或司法后果的文档尤其重要.

存储和协作

尽管它是基础的，文档管理系统应该以多种文件样式存储文档. 在购买之前，您必须检查您的业务在这方面的需求，并将它们与潜在的系统进行匹配. 即使在今天，许多专有文件仍然不受所有DM系统的支持. 除了, DM软件可以选择用最少的努力或系统资源来组织这个文件.

利用企业内容管理(ECM)缓解业务压力的3种方法

1. 数字化

无论你是否有大量的文件需要处理，还是每天都有大量的文件需要处理, 数字化的第一步是从这些物理文件中获取信息. 有 为各种规模的扫描和捕获项目提供广泛的解决方案 你可以在你的组织中实现的复杂性.

您的电子文档在您的业务系统中可用的速度越快, 您的用户和业务流程将越快受益.

2. 确保访问

那么当你消除了物理文件柜会发生什么呢? 毕竟，您仍然需要一个地方来存储无数的文件，并在需要时方便地访问它们.

有太多的文档和企业信息管理平台需要考虑, 确定一个满足您需求的系统是关键. 它提供云选项吗? 第三方专家如何对其进行评估? 它是否能够补充现有的系统，同时能够作为一个统一的信息管理平台进行扩展?

每个组织都是不同的，都有必须满足的独特考虑, 但是对这些平台的评估并不复杂. 如果你刚刚开始，我们有 可以帮助你的工具 沿着简单的路径，做出明智的决定，并为你的组织的文件实施正确的系统.

诀窍是花时间做必要的深入研究，找到正确的解决方案——无论是现在还是将来.

3. 自动化标准流程

简化您的核心业务操作(例如能够从一个位置访问所有应收账款数据和文档)可以节省大量费用. 无论以何种方式或在何处接收文件(电子或纸质)， 具有捕获和自动付款投寄功能，您可以立即识别改进的和解过程.

更好的审计控制, 对汇款和付款人问题的有效警报以及付款和拒绝管理的成本降低只是其中的一些好处. 预先定义适当的业务规则将允许您为电子文件编排适当的路由, 给你节省时间的最大回报. 更精确的过程.

所有这些领域都能在生产时间方面改善明升体育app下载业务, 头痛了, 完成目标.

文档管理软件功能

而文档管理软件则对文档进行数字化和组织，以便在用户允许的情况下轻松查找和修改, 它可能会附带一些功能. 在选择任何文档管理工具之前，您应该考虑哪些工具?

工作流自动化

自动化工作流允许用户自动移动他们的工作. 以销售点(POS)工作流为例. 您可以自动化工作流，这样一旦生成了po，它们就会直接转到相应的管理人员那里.

经理收到通知，下一个相关人员也将收到来自管理主管的通知. 在某些情况下，它还允许您将其合并到自动化工作流中. 商业文档管理系统的最佳软件允许为您的团队的工作流程定制工作流.

图像扫描

成像扫描可能对对文档数字化感兴趣的企业有用. 扫描提供了一种将纸质文件转换为数字文件以导出到软件或计算机的方法.

电子签名

文件管理软件通常为需要签署的经理保存文件，如采购订单. 一些文档管理软件集成了像DocuSign这样的数字签名工具.

这允许电子签名. 该软件允许您通过电子邮件向收件人发送文件并要求签名. 因此，您可以通过确保客户可以签署重要文件来提高效率.

可用性

软件可用性是一个关键因素. 它提供了地球上最好的功能. 大多数文档管理软件提供免费测试，可以在购买前试用. 因为每个人都用这个系统, 确保各方都有机会测试系统，看看他们是否对产品感到满意.

认识到推动新店开业的成功可重复流程的好处, 想法和内部业务单位, 在财务稳健性方面，Cracker Barrel一直被《明升体育app下载》杂志评为“美国最受尊敬的公司”, 产品/服务的质量, 长期投资, 公司资产的管理和使用质量.

早期采用文件成像存储的人, 备份和保留, 2004年左右，Cracker Barrel开始扫描和存储应付账款(AP)流程的发票. 认识到其光学盘片/点唱机方法在不久的将来需要更新, Cracker Barrel公司着眼于当前的一些技术解决方案，这些解决方案包含了扫描解决方案目前所具有的优势, 但可以扩展到整个企业, 包括人力资源(HR)部门.

对Cracker Barrel来说，当地供应商帮助安装是必不可少的, implementation and support of the new solutions; Cracker Barrel turned to Authorized OnBase Solution Provider, LBMC技术解决方案, 有限责任公司, 实现OnBase以满足其文档管理需求. 由海兰德软件公司开发., OnBase是一个集成的企业内容管理(ECM)软件解决方案套件, 包括文档成像的核心功能, 电子文档管理, 工作流, 冷/ERM和记录管理.

新的电子文档管理解决方案的附加要求是易于实现和可扩展到其他企业业务单位，具有易于配置的工作流. Cracker Barrel还希望员工和供应商能够根据个人业务需求导入文件, 让员工能够直接从业务线(LOB)应用程序访问业务关键型文档.

Cracker Barrel最初在人力资源部门实施了OnBase，并在三个月内开始将后续的OnBase解决方案推广到其他业务部门, 包括美联社.

“对我们来说，迅速增加业务的其他部分非常重要……我们不想不得不拖延项目,玛丽·汤普森说。, 经理, 内联网服务. “我们发现OnBase的配置速度快，而且容易, 维护和理解系统使我们能够做到这一点.”

人力资源电子流程

之前OnBase, 人力资源部有一个完整的影像部门，专门负责扫描文件，以备备份和保留. 通过实现电子版本的人力资源表格和创建自动化流程，包括招聘, 招聘和绩效评估, 大部分的文件混乱已被根除, 使Cracker Barrel能够将成像员工重新分配到组织中更高价值的任务.

OnBase极大地自动化了新员工的文书工作. 尽管许多新的招聘流程是从书面开始的, 当文件导入OnBase时, 条形码提供自动索引，并将文档添加到所有适当的工作流中, 消除一些带有可审计跟踪的手工过程. 文档会自动与正确的员工文件关联, 具有适当用户权限的员工可以随时随地访问哪些内容, 消除人力资源部门的行政负担.

无论文件格式或传递方式如何，人力资源部门都可以轻松导入文档. 使用OnBase文档导入处理器自动导入福利文档. 也, 因为Cracker Barrel从多个系统获取员工数据, 它利用了OnBase AutoFill关键字集，该集允许员工键入单个员工编号关键字，以自动索引员工文档的其余关键字值. 电子文档也可以通过第三方FTP站点提供，或者以Microsoft Word®或Excel®格式交付.

虽然它处理了大约15个,每月000份文件, 人力资源部门不再被文书工作淹没, 并且降低了操作风险.

美联社的过程

虽然AP中的文件在旧系统中以电子方式保留以供备份, Cracker Barrel试图提供更好的访问文件的解决方案，该解决方案也适应AP处理所需的各种输入法. 与OnBase, Cracker Barrel可以适应许多AP文档传递方法——包括需要扫描的纸质文档或在EDI和COLD数据流中以电子方式传递的文档——而不会牺牲其自身的效率.

因为Cracker Barrel认识到，在ERP系统中工作时，员工可以通过即时访问支持文件来提高工作效率, OnBase, 文件可以从Infinium ERP绿屏以及Cracker Barrel的固定资产控制系统中打开.

导入文件, 一个前端是由LBMC配置的，它模仿旧文档管理屏幕的感觉, 简化用户采用. 进一步利用和控制伴随需要多方协作的业务流程而来的大量文书工作, Cracker Barrel插入OnBase工作流.

尽管许多业务流程通常从一张纸开始, 一旦导入ECM系统, 流程可以成为配备了无数自动化流程处理方法的电子工作流, 协作, 通讯及通知.

员工扫描和索引应付发票到OnBase, 由LBMC设计的OnBase工作流在后台工作，将关键字数据发送到Infinium应付款.

一旦进口，纸张就不再需要，可以根据需要进行物理存档或丢弃.

对于处理60的AP部门,每月000份文件, 从这些过程中去除纸张，用可见的代替它, 可审计和web可访问的工作流是流程效率问题的逻辑答案.

“OnBase的无纸化带来了效率和控制业务流程的工作流程，通常是从一张纸开始的,汤普森说。.